نکات جهت یادآوری شماره (2) - حتما قبل از سفر بخوانید

 10. با توجه به لغو پروازهای زائرین، ممکن است تا اعزام شما به مدینه مسئول فرهنگی قبلی به ایران باز گشته باشد، لذا از همین الان وسایل در اختیار وی (مانند لب تاپ، ویدئو پروژکتور و ...) را از وی سوال کنید که تحویل کجا داده است (بعثه یا هتل دیگری) تا در زمان حضور شما در هتل سریع نسبت به دریافت و مجهز نمودن دوباره هتل اقدام کنید.

11. با توجه به اینکه این دوره، مانند دور اول عمره باید از ابتدا هتلها را تجهیز و آماده سازی نمود، لذا مواردی از جمله تبلیغات محیطی (احادیث مربوط به مدینه، احادیث اخلاقی، تراکت مناسبتی، تابلوی ایستگاه‌ها (دلنوشته، نقاشی، تفکر و ...) را به همراه داشته باشید.

12. با توجه به حساسیت موجود در هتل‌های مدینه از شلوغ نمودن لابی هتل و نصب عکس امام و رهبری و شهداء پرهیز شود.

13.از بلند نمودن صدای سیستم صوتی در هنگام برگزاری مراسم هتل پرهیز و این نکته را هم به مدیران و روحانیون کاروان ها تذکر دهید.

14. نظر به اینکه تا تجهیز شدن هتل ممکن است چند روزی طول بکشد حتما مواردی همچون چسب شیشه‌ای، کاور، تعدادی مداد رنگی، مداد و پاک کن، تراش، ورق A4، مداد شمعی، خط کش، قیچی، ماژیک فسفری و معمولی، لاک غلط‌گیر، چسب پنج سانتی و چسب کاغذی، یک دفترچه یادداشت کوچک (این دفترچه همیشه همراهتان باشد و نکاتی را که نیاز به یادآوری است در آن همیشه بنویسید) به همراه داشته باشید.

15. در فلش تحویلی به شما در همایش یک پوشه ای به نام فرم های کاربردی وجود دارد حتما این فرم ها را با توجه به هتل و تعداد کاروان‌های موجود در هتل بومی‌سازی کنید. /// فرم برنامه زمانبندی سالن اجتماعات (یا سالن غذاخوری) برای برگزاری جلسات مناسک کاروان‌ها، بعد از تنظیم به هیچ عنوان در صورت درخواست مدیران و روحانیون تغییر ندهید که برای شما مشکل ساز خواهد شد.، فرم شیفت بندی ساعات پاسخ گویی به مسائل شرعی توسط روحانیون (این فرم را پس از تنظیم ساعات یک نسخه حتما در اتاق روحانیون نصب و ساعاتی را که قرار است ایشان حضور داشته باشد با ماژیک فسفری مشخص کنید، فرم ورود و خروج کاروان‌ها، این فرم را همیشه همراه داشته باشید به تعداد کاروان هایی که قرار است تا آخر دوره به هتل بیایند کپی کرده و جلدی درست کرده و منگنه نمایید، این فرم مانند بنری که از سوی ستاد در اختیار مدیر ثابت قرار میگیرد و در لابی هتل نصب میشود تهیه شده است و با ورود هر کاروان جدید به هتل آنرا به روز کنید، خوبی این فرم اینست که تمام اطلاعات کاروان را همیشه به همراه دارید و وقتی به اطلاعاتی از جمله نام مدیر و یا نام روحانی و شماره تلفن اتاقشان و ... نیاز دارید دسترسی دارید و حتی میتوانید این اطلاعات را در اختیار زائرین قرار دهید. برای ارائه گزارش پایانی نیز مفید فایده است. فرم مشخصات کاروان‌ها، فرم مراسم فرهنگی هتل و ... /// فرم دعوت نامه شورای فرهنگی و مراسم هتل، را حتما به غیر اینکه شفاها مدیر و روحانی را مطلع می سازید کتبی نیز به آنها تحویل دهید، حسن دیگر این فرم اینست که مدیرثابت آنرا امضا میکند و این خود نیز احترامی است که برای مدیر ثابت قائل میشوید. فرم تحویل هدایا را هم بعد از تحویل هدایای هر کاروان از مدیر با روحانی کاروان امضا بگیرید تا در پایان دوره از جهت تسویه هدایا با مشکلی روبرو نشوید.

16. برخی احادیث و تراکت های مذهبی (فاقد حساسیت) که نیاز به چاپ رنگی دارید میتوانید اینجا چاپ کنید و با خود به همراه ببرید (مثلا مناسبت های ویژه). البته در هتلها معمولا دستگاه پرینت سیاه و سفید هست مدیران عربی باید در اختیار عوامل ثابت قرار دهند و برای کپی فرم ها و برگه های رنگ آمیزی و دلنوشته و دیگر موارد میتوانید از آن استفاده کنید.

17. کارهایی را در بدو ورود به هتل می بایستی انجام دهید: الف) تجهیز هتل و نصب تراکت ها البته با توجه به حساسیت لابی هتل، فقط در طبقات و در سالن غذاخوری و به مقدار ضرورت در لابی هتل (شماره تلفن های ضروری ستاد و بعثه، شماره تلفن خانم مبلغه و اعلام مراسم مذهبی هتل ...) نصب نمایید. ب) آماده سازی فرم ها و بومی سازی آنها (در ایران اینکار را انجام دهید و فقط آنجا پرینت بگیرید) ج) فرم ساعات پاسخگویی به مسائل شرعی روحانیون و فرم جلسات روحانیون در بعثه را حتما در داخل اتاق روحانی و یا پشت درب اتاق (از بیرون) نصب کنید. لازم به ذکر است یکی از فرم های دیگر در پوشه مذکور فرمی به نام روحانی معزز کاروان زیارتی است که اینرا در بدو ورود به مدینه و دریافت اطلاعات لازم بومی سازی کنید و میتوانید این فرم را به همراه فرم ساعات جلسه بعثه و ساعات مسائل شرعی و فرم حراست که در یک کاور قرار میدهید هنگام ورود روحانی به هتل در ساعت اولیه حضور وی تحویل ایشان دهید و از او بخواهید که در پایان سفر 5 روزه‌ی خود را فرمها را تحویل شما دهد تا برای روحانیون بعدی مورد استفاده قرار گیرد. نکته قابل ذکر در اینجا اینست که قبل از ورود کاروان کلید اتاق روحانی را تحویل بگیرید و خودتان به همراه فرم ها تحویل ایشان دهید و میتوانید تا اتاق نیز ایشان را راهنمایی و تذکرات لازم و برنامه های فرهنگی هتل را در میسر به اطلاع وی برسانید.

18. ج) در هنگام ورود کاروان ها برخی از مدیران ثابت، زمان صحبت اولیه را که شامل تذکرات عمومی در خصوص هتل و ساعات صرف غذا و امکانات هتل و ... را خودش توضیح می دهد و گاهی اوقات این وظیفه را به مسئول فرهنگی واگذار مینماید. لذا اگر خودش توضیح داد با توجه به اینکه معمولا زائرین خسته هستند و ممکن است در فرودگاه معطل شده باشند دیگر حوصله گوش کردن به سخنان مسئول فرهنگی را ندارند، لذا در اینصورت سعی کنید فردا در اولین جلسه مناسک کاروان با هماهنگی مدیر و روحانی کاروان 10 دقیقه اول جلسه را شما اختصاص به توضیح برنامه‌های فرهنگی خود کنید. اما اگر این وظیفه را به شما سپرد که میتوانید خلاصه کنید و سریع مطالب را بیان کرده و مطالب فرهنگی خود را نیز تذکر دهید.

19. لازم به توضیح است که در هنگام ورود زائرین به هتل، شما میتوانید با بلندگو دستی که وجود دارد (اگر هم نبود مشکل نیست بلند صحبت کنید) ضمن خوشامد گویی مرتب به زائرین، اوقات شرعی مدینه را خیلی احتیاج دارند (و ممکن است که موقع نماز هم رسیده باشند و عجله برای خواندن نماز دارند) فاصله هتل تا حرم نبوی ، شماره درب ورودی به حرم نبوی و ... را تذکر دهید. در واقع شما قبل از صحبت های مدیر ثابت هتل میتوانید بدون اینکه مزاحمتی باشد و کسی خسته شود مطالب خود را به صورت غیر مستقیم بیان کنید.